iCéo, logiciel pour les Centres de Vacances

iCéo, le logiciel Full Web pour les organisateurs d’Accueils Collectifs de Mineurs et de Classes de Découvertes

4ème génération de logiciels développés par la société Aiga, iCéo a été pensé tout spécialement pour les centres de vacances, organisateurs d’Accueils Collectifs de Mineurs et de Classes de Découvertes.

Fruit de l’expertise d’un groupe de professionnels des séjours, iCéo est accessible par le web, via une simple connexion Internet. Que vous soyez une association, une collectivité, un comité d’entreprise ou un gestionnaire de centre, iCéo couvre tous les besoins de votre structure (gestion des séjours, inscriptions, option de réservations, devis pour les classes et les groupes, gestion du personnel, facturation, règlements, études statistiques …).
SaaS : les + d’un logiciel accessible par Internet.

2 modules pour 2 fois plus de performance !

Vous êtes un organisateur d’ACM et/ou de classes de découvertes ?
iCéo se décline en deux modules distincts permettant de répondre aux spécificités de ces deux types d’activités.

Liste des fonctionnalités d’iCéo

Fonctionnalités communes aux 2 modules

  • Base de données prospects, familles et partenaires (CE, mairies, écoles …)
  • Suivi des échanges et des communications avec les clients
  • Suivi des adhésions
  • Affichage de tableaux de bord financier par famille ou partenaire, avec suivi personnalisé des dettes, des factures et des règlements
  • Statistiques et interface graphique de remplissage des séjours et de fréquentation des lieux (indication des effectifs, places restantes par séjour, taux d’occupation, nombre de journées de vacances…)
  • Gestion d’une base de données du personnel avec affectation sur les séjours (renseignements administratifs des personnels, taux d’encadrement avec calcul des repos compensateurs)
  • Éditions spécifiques (attestations d’inscription, de présence, convocations, factures, devis et conventions …)
  • Traitement multicritère des données (mailings, courriers et relances, fichier de données pour les newsletters)
  • Moteur de recherche sur les séjours d’après des critères personnalisés (âge, activités, lieu, dates)
  • Envoi par mail des éditions
  • Données et listes exportables en tableur Excel ou Open Office avec choix des colonnes
  • Études statistiques et sociologiques.

Module Accueil Collectif de Mineurs

  • Paramétrage des périodes de séjours (lieux, capacités, tarifs, thèmes, tranches d’âge, activités, villes de départ)
  • Suivi personnalisé des inscriptions et des places restantes par séjour
  • Gestion automatique des effets liés à une inscription (places restantes sur le séjour, mise à jour de la situation financière de la famille ou du partenaire, disponibilité des documents à émettre …)
  • Facturation famille et partenaire (prise en charge CE, collectivités locales …)
  • Tarification unique ou multicritère en fonction des caractéristiques du séjour
  • Paramétrage spécifique des tarifs pour collectivités locales et CE
  • Application des réductions ou frais annexes (frais de dossier, assurance …)
  • Saisie des aides des financeurs (CAF, CCAS …) et des frais médicaux remboursables.
  • Gestion des différents types d’annulations (familles, partenaires, suppressions de séjours)
  • Gestion des options de réservations des partenaires (CE, collectivités locales, mairies …)
  • Gestion des inscriptions pour les traitements par lot (liste des inscrits d’un partenaire)
  • Édition des confirmations, attestations d’inscription et convocations des familles avec suivi personnalisé
  • Personnalisation de la liste des inscriptions en fonction des besoins utilisateur (organisation des convoyages, tranche d’âge, sexe, activités, date de séjours)
  • Planning graphique et alertes couleurs pour le suivi des taux d’occupation par séjour et pour le centre.

Module Classes de découvertes et groupes

  • Gestion des accueils de groupes (classes, stages, séminaires, CE) en lien avec un lieu de séjour
  • Paramétrage des modèles de séjours avec détail des prestations, prix et conditions de vente
  • Prise d’options avec alerte surbooking
  • Facturation et suivi des encaissements
  • Création de devis en fonction de la durée du séjour et des prestations
  • Transformation du devis en réservation confirmée
  • Suivi des options posées par niveau (du devis à la réservation confirmée) ou par utilisateur
  • Edition de devis et de conventions de séjours personnalisés
  • Régularisation de fin de séjour
  • Planning graphique pour visualiser les possibilités d’accueil sur une période et pour un lieu donné
  • Planning de suivi du nombre de lits disponibles par structure.


Pour compléter les fonctionnalités de iCéo,
nous proposons aussi un logiciel de comptabilité.

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